O fim de ano é um período de intensa atividade para o departamento de Recursos Humanos (RH) nas empresas. Com a aproximação dessa época as obrigações do RH não apenas se intensificam, mas também se tornam mais complexas. Essa sobrecarga pode ser atribuída à diversas razões, desde demandas legais até a necessidade de preparar a equipe para o próximo ano. Entre compromissos financeiros e operacionais, neste artigo, vamos explorar como e por que as obrigações do RH aumentam nesse período, e a importância de uma gestão eficaz.

1.⁠ ⁠Responsabilidades Legais e Administrativas

Uma das principais razões para o aumento das obrigações do RH no fim de ano é a necessidade de cumprir com a legislação trabalhista, que concentra algumas agendas próprias desta época. Entre as principais responsabilidades estão:

– Apuração e Pagamento do 13º Salário, normalmente pago em duas parcelas, o que exige certo cuidado com os cálculos, já que a concentração das remunerações acaba alterando muitas vezes o enquadramento de alguns tributos, especialmente aqueles apurados sob regime de caixa. 

–  Outra recomendação é adotar uma comunicação clara junto aos colaboradores pois é comum que muitos saiam de Férias e, pra isso, é preciso levar em conta se a empresa adotará coletivas ou individuais, refletindo no intervalo em dias permitido em cada caso. E como as Férias são pagas antecipadamente é importante orientar os colaboradores quanto ao impacto que isso proporcionará nas suas remunerações no mês seguinte.

– Dependendo do tipo de remuneração tanto 13º quanto Férias deverão refletir o impacto de variáveis como Extras, Faltas e Comissões ao longo do ano. Daí a importância de uma ferramenta que gerencie este histórico de forma consistente, assim como auxilie no provisionamento destas despesas extras para a empresa.

2.⁠ ⁠Gestão de Férias e Licenças

Com o fim do ano, muitos colaboradores optam por tirar férias. O RH enfrenta o desafio de equilibrar as solicitações de férias para que a operação da empresa não seja comprometida. Além disso, é fundamental garantir que todas as licenças e ausências sejam geridas de forma eficiente, conciliando os direitos dos trabalhadores com as necessidades da organização.

Nesta época também costuma-se compensar os créditos acumulados no Banco de Horas, bem como regularizar os períodos aquisitivos de Férias, para que não ultrapassem o prazo de concessão.

3.⁠ ⁠Avaliações de Desempenho

Este período é ideal para realizar avaliações de desempenho, mas isso implica em um aumento significativo no volume de trabalho do RH. As avaliações exigem planejamento, elaboração de critérios claros e comunicação com os colaboradores. Essa etapa é essencial para identificar talentos e oportunidades de desenvolvimento, mas também demanda tempo e atenção.

4.⁠ ⁠Planejamento de Treinamentos e Desenvolvimento

Com as avaliações em mãos, o RH deve começar a planejar as ações de desenvolvimento para o próximo ano. Essa tarefa envolve não apenas a identificação das necessidades de capacitação, mas também a elaboração de um cronograma que se alinhe às metas da empresa e aos interesses dos colaboradores.

5.⁠ ⁠Atualização de Políticas e Procedimentos

O fim de ano é um bom momento para revisar e atualizar políticas internas, garantindo que estejam em conformidade com a legislação vigente. O RH deve analisar e, se necessário, ajustar contratos de trabalho, regulamentações de benefícios e normas internas, o que aumenta ainda mais a carga de trabalho.

6.⁠ ⁠Eventos de Confraternização

Organizar eventos de fim de ano é uma tradição que fortalece a cultura organizacional. O planejamento desses eventos exige uma atenção especial aos detalhes, desde a escolha do local até a definição do orçamento. O RH deve garantir que essas celebrações sejam inclusivas e representem os valores da empresa.

7.⁠ ⁠Comunicação e Reconhecimento

A comunicação interna ganha destaque neste período, já que é uma oportunidade para o RH expressar reconhecimento e gratidão aos colaboradores. Isso envolve o envio de mensagens, elaboração de comunicados e, muitas vezes, a promoção de campanhas motivacionais. A transparência e o reconhecimento são fundamentais para manter a moral da equipe alta.

Estratégias para Gerenciar o Aumento das Obrigações

Planejamento Antecipado: Preparar-se com antecedência para as demandas de fim de ano pode aliviar a pressão sobre o RH. Estabelecer cronogramas e prazos claros ajuda a manter o fluxo de trabalho organizado.

Delegação de Tarefas: Distribuir as responsabilidades entre os membros da equipe pode garantir que todas as obrigações sejam cumpridas de forma eficiente.

Uso de Tecnologia: Ferramentas de gestão de RH podem automatizar processos e facilitar a comunicação, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas. Não obstante disso uma ferramenta eficiente auxilia no controle das agendas, provisionamentos e, principalmente, do histórico de remunerações, que servem de base para todos os compromissos trabalhistas.

Feedback e Melhoria Contínua: Após o fechamento do ano, é fundamental avaliar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, garantindo um processo mais eficiente no futuro.

Conclusão

O aumento das obrigações do RH no fim de ano é um desafio que requer planejamento, organização e adaptabilidade. Ao enfrentar essas demandas o departamento de Recursos Humanos não apenas cumpre suas responsabilidades legais, mas contribui também para um ambiente de trabalho mais motivador e produtivo. 

BMA Folha e BMA Ponto fornecem todos os recursos necessários para atender todas as obrigações legais, facilitando os compromissos que se concentram no final de ano, tornando as atividades deste estratégico setor mais leve, organizado e eficiente. 

Utilizar ferramentas de gestão eficazes ao longo do ano fará toda diferença neste período, seja na simplificação dos processos operacionais, seja no cumprimento das obrigações sociais e trabalhistas, poupando os profissionais de RH de exaustivas tarefas, e proporcionando tranquilidade jurídica às organizações.

Afinal de contas, todos merecem o devido descanso para retomarem no ano seguinte recarregados de energia e motivação… e com a grata convicção do dever cumprido.