Um dos maiores desafios mensais do RH é apurar as Horas Trabalhadas de cada colaborador de modo a garantir o pagamento justo e correto destas rubricas na Folha de Pagamento.
Especialmente quem paga Horas Extras, opera com Banco de Horas ou tem dificuldade no controle da assiduidade da sua equipe acaba tendo trabalho redobrado e, muitas vezes, pode acabar incorrendo em algum erro, que pode prejudicar o funcionário ou a empresa, gerando consequências nada agradáveis.
Pagar corretamente as horas trabalhadas não é somente uma obrigação, mas um dos principais sensos de justiça na relação de trabalho, já que todos os envolvidos buscam preservar seus direitos.
Manter este controle de forma tranquila e eficiente exige que se disponha de uma ferramenta de apuração confiável, que aplique automaticamente as regras trabalhistas observando a CLT, Convenções e Acordos Coletivos e até mesmo critérios pontuais celebrados entre a empresa e seus colaboradores.
Um Controle Eletrônico vai muito além de instalar um Relógio na parede. Tampouco os comprovantes por eles impressos resolvem as dúvidas ou garantem que, ao final do mês, as reclamações não brotem no RH.
Mas é perfeitamente possível mitigar estes riscos…e quem gerencia esta inteligência é o Software de Tratamento do Ponto, que tem na Portaria MTP 671 a sua atual regulamentação.
Atualmente, além do tradicional REP (Registrador Eletrônico do Ponto), caracterizado na Portaria 671 como Rep-C, dispomos de outras modalidades para registro do Ponto, seja por programa (Rep-P) ou dispositivos alternativos (Rep-A), este último sujeito à Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Todos têm por objetivo registrar e armazenar as marcações do Ponto para, em algum momento, permitir a sua apuração.
Quem vai coletar estas marcações, confrontar com a Escala de Horários e aplicar as regras para separar o que corresponde à Horas Normais, Horas Faltas, Atrasos, Saídas Antecipadas, Atestados, Horas Extras (discriminando as faixas), DSR ou qualquer outra situação é justamente o software de tratamento.
E é ele também que registrará qualquer ajuste que se faça necessário para, numa possível fiscalização, permitir ao fiscal comparar o conteúdo original com o que precisou ser tratado.
Por fim, e não menos importante, o sistema gera um Espelho do Ponto para que o colaborador possa visualizar os seus registros e conferir o movimento que será tomado por base para cálculo e geração da sua Folha de Pagamento. Tudo com muita transparência, simplicidade e clareza, dispensando explicações adicionais.
Ocorre que este processo exige, muitas vezes, a intervenção do RH ou dos Líderes, a fim de promover os ajustes necessários motivados principalmente por: falta de marcações, marcações em duplicidade, abono (ou não), atrasos, saídas intermediárias, aprovação (ou não) de Extras, Atestados, afastamentos, troca de Escalas, e assim por diante…
Nesta hora a rotina de conferência precisa ser eclética, com interface amigável, alta usabilidade e, principalmente, que apure os ajustes em tempo real, permitindo aos Usuários confirmarem estas alterações com o mínimo de intervenção.
Nesta etapa o ganho de produtividade do RH e Líderes chega a ser superior à 95% se comparado ao controle manual/mecânico. Sem contar que eventuais riscos de erros são praticamente eliminados pela inteligência das regras parametrizadas e aplicadas.
Mas as vantagens não se resumem à agilidade e segurança proporcionada. Recursos como o Portal do Colaborador propiciam um Canal de Comunicação entre o RH e os colaboradores, permitindo que as informações referentes ao controle do Ponto estejam acessíveis por intermédio de uma ferramenta Web, disponível a qualquer hora do dia, permitindo assim que qualquer dúvida ou divergência sejam esclarecidas/resolvidas no menor prazo possível, e não apenas no final do mês.
Por intermédio desta ferramenta o funcionário visualizará o seu Espelho do Ponto, já contendo os ajustes realizados pelo RH, bem como poderá consultar o seu Extrato do Banco de Horas (quando for o caso), além de registrar justificativas visando auxiliar o RH a se posicionar sobre os abonos.
Nesta mesma ferramenta, que pode ser acessada a partir de qualquer browser, seja via computador ou smartphone, também existe um Chat personalizado entre RH e funcionários, para que possam tratar exclusivamente de informações relacionadas a este setor. Além disso poderão ainda enviar documentos e imagens por meio desta ferramenta, reduzindo substancialmente o fluxo de colaboradores ao RH durante o horário de expediente, já que todas as informações permanecem acessíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Para descentralizar a conferência das marcações é possível ainda adotar o Supervisor Web para que os Líderes possam operacionalizar os abonos das suas equipes, sempre no menor prazo, de forma que ao final do mês só restará conferir o movimento do último dia.
Ao RH caberá, então, apenas conferir e validar as situações já tratadas, delegando aos Líderes credenciais com autonomia de acordo com o seu perfil.
Desta forma o ponto pode (e deve) ser conferido praticamente todos os dias… proporcionado a celeridade que este processo requer, eliminando do RH um exaustivo gargalo que costumava se concentrar no final de cada mês, justamente quando precisam fechar a Folha e gerar as obrigações.
Aqui a tecnologia justifica o seu investimento… dificilmente um bom projeto de controle eletrônico do ponto não se paga em menos de 3 meses.
Enfim… com um modelo transparente e eficiente as empresas acabam obtendo maior disciplina entre os colaboradores, que passam a participar ativamente do controle, com sua jornada sendo controlada em tempo real, conferindo ao RH e Líderes maior agilidade nas tomadas de decisão.
Tudo de forma simples, econômica, desburocratizada… e totalmente legal.
